Klage 219 – Klage over delvist afslag på aktindsigt

Ungdommens Røde Kors

Hejrevej 30, 2. sal

2400 København NV

30. maj 2018

Tipsungdomsnævnet har 30. maj 2018 behandlet Ungdommens Røde Kors’ klage af 3. januar 2018 over Dansk Ungdoms Fællesråds afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i sagsbehandlingen af spørgsmålet om driftstilskud i medfør af tilskudsbekendtgørelsen.

Tipsungdomsnævnet har besluttet at stadfæste Dansk Ungdoms Fællesråds afgørelse af 8. december 2017.

Sagsfremstilling

Ungdommens Røde Kors (URK) har ved mail af 5. december 2017 anmodet om aktindsigt i alle relevante dokumenter i forbindelse med behandlingen af URKs ansøgning om driftstilskud efter Tilskudsbekendtgørelsen.

Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) har ved mail af 8. december 2017 truffet afgørelse om at give delvist afslag på anmodningen om aktindsigt af 5. december 2016, idet en række dokumenter af DUF betragtes som interne dokumenter i medfør af forvaltningslovens § 12. De dokumenter, der er afslået aktindsigt i, er: ”Tjekliste formalia”, ”Tjekliste regnskab”, ”Sagsfremstilling”, ”Sagsark”, ”Sagsfremstilling” og referatet af Tipsudvalgets bevillingsmøde af 31. oktober 2017.

URKs anbringender:

URK har ved brev af 3. januar 2018 klaget over DUFs afgørelse og i den forbindelse fremført følgende til støtte for klagen.

URK har alene fået aktindsigt i de dokumenter, de allerede havde adgang til i forvejen. DUF har således givet afslag på aktindsigt i alle dokumenter, der har med den reelle skønsmæssige udmåling af tilskuddet at gøre. URK er uenige i det af DUF udmålte tilskud, hvilket der er indgivet separat klage om (klage 214). URK har videre anført, at de er bekymrede over den manglende mulighed for at sikre, at udmålingen af det skønsmæssige tilskud er foregået efter lige, saglige, sammenlignelige og kontrollerbare kriterier.

Princippet om meroffentlighed – herunder URKs interesse i som adressat for en forvaltningsafgørelse at kunne forstå begrundelsen for udmålingen af tilskuddet - bør veje tungere end hensynet til DUFs interne overvejelser. Dette særligt når henses til, at det er første gang, at der skal udmåles skønsmæssige tilskud efter den nye tilskudsbekendtgørelse, ligesom såvel selve tilskudsbekendtgørelsen som sagsbehandlingen heraf er genstand for stor bevågenhed.

Det vil være bedst overensstemmende med begrundelsespligten efter forvaltningslovens § 24, at DUF giver URK aktindsigt i de pågældende dokumenter. DUF bør som minimum give URK en mere detaljeret begrundelse for baggrunden for afslaget om aktindsigt i så centrale dokumenter, som der er tale om i denne sag.

På møde mellem DUFs tipsadministration, generalsekretær og advokat samt URKs direktør, næstformand og advokat 4. december 2017, blev det gentagende gange fremhævet, at DUFs sekretariatet ikke lavede en indstilling til Tipsudvalget forud for tipsudvalgsmødet ultimo november 2017, hvor tidskud blev udmålt. Der blev fra DUFs side givet udtryk for, at sagsbehandlingen blev foretaget politisk i Tipsudvalget alene på baggrund af det indsendte materiale.

Såfremt (a) sekretariatet ikke lavede en indstilling til Tipsudvalget og (b) alt materiale Tipsudvalget fik udleveret, allerede er i URKs besiddelse, undrer det, at ansattes arbejdsforhold begrunder afslaget på aktindsigt. På trods af DUFs bemærkning på ovenstående møde om, at sekretariatet ikke lavede en indstilling til Tipsudvalget, har DUF anført, at ”sagsbehandlingen foretages af sekretariatet”. De forhold, der ligger til grund for sekretariatets rolle, bevæggrunden for afgørelsen og processen omkring denne fremstår uklar for URK, hvorfor de ønsker at opretholde anmodningen om aktindsigt og dermed den oprindelige klage over afslaget.

URK har anført, at DUF ikke har givet yderligere begrundelse for afslaget på indsigt i referatet fra Tipsudvalgets møde ultimo november, hvilket undrer, da netop dette dokument må antages at rumme væsentlig information, som giver indsigt i den beslutningsproces, som ligger til grund for afgørelsen. Referatet kunne dermed potentielt give URK mulighed for at konstatere, at afgørelsen er truffet på et sagligt og oplyst grundlag, der stemmer overens med principperne for god, offentlig forvaltningsskik.

I øvrigt bør hensynet til ansattes arbejdsprocesser ikke retfærdiggøre et afslag på aktindsigt i referatet fra et møde, hvor de ansatte – efter URKs oplysninger - ikke har leveret en indstilling til brug for behandlingen på det pågældende møde.

Tipsudvalgets afgørelse fra 2017 har særlig interesse for offentligheden da denne forventes at kunne danne metodemæssig præcedens for de fremtidige fordelinger af tipstilskud. Det ville sende et vigtigt signal om åbenhed, gennemsigtighed og god forvaltning, hvis DUF giver indsigt i referatet fra netop dette, vigtige møde, så medlemsorganisationerne i DUF og den øvrige offentlighed kan vurdere, hvorvidt sagsbehandlingen er foregået tilfredsstillende.

DUFs anbringender:

DUF er ved brev af 25. januar 2018 fremkommet med sine bemærkninger til klagen. DUF har indledningsvist anført, at DUF i afgørelsen på URKs anmodning om aktindsigt har anvendt forvaltningslovens regler, idet der er tale om en anmodning fra sagens part, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1. Offentlighedsloven finder dog anvendelse, såfremt den vil stille parten bedre end efter forvaltningsloven.

DUF har anført, at de dokumenter, som URK ikke har fået aktindsigt i, efter DUFs opfattelse er interne dokumenter, jf. forvaltningslovens § 12. Det følger bl.a. af den gældende vejledning om forvaltningsloven, at interne dokumenter efter lovens § 12, er dokumenter der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag.

Der kan ikke gives aktindsigt i de efterspurgte interne dokumenter, efter ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 14 a og b. Ekstraheringspligten pålægger myndigheden at give aktindsigt i oplysninger, som har haft betydning for sagens afgørelse, og som ikke fremgår af andre dokumenter, der udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. vejledning om forvaltningsloven. DUF har ikke i sin afgørelse eller i sagsfremstillingen til Tipsudvalget anvendt andre oplysninger, end dem URK selv har tilsendt DUF ved sin ansøgning.

I relation til det af URK anførte om, at DUF efter meroffentlighedsprincippet burde give aktindsigt i videre omfang end forpligtet til, har DUF taget stilling til meroffentlighedsprincippet, jf. offentlighedslovens § 14. Der er tale om en ret for myndigheden til at give videre aktindsigt, men ikke er en pligt. Som det følger af Ombudsmandens praksis, har DUF i forbindelse med afgørelsen foretaget en afvejning mellem de principper, der ligger til grund for forvaltningslovens § 12, og URKs berettigede interesse i at anmodningen om aktindsigt imødekommes.

Formålet med § 12 er bl.a. at sikre en beskyttelse af forvaltningsmyndighedernes interne beslutningsproces – idet de ansatte sikres adgang til at foretage deres overvejelser og udføre det forberedende sagsarbejde uden det pres, som det ville være, hvis arbejdet var omfattet af retten til aktindsigt. Konkret understøttes dette hensyn yderligere af, at sagsbehandlingen foretages af sekretariatet, mens det er tipsudvalget der på baggrund af sagsmaterialet og Tilskudsbekendtgørelsen foretager den endelige afgørelse af de enkelte organisationers driftstilskud. Samtidig er der tale om en ansøgningsproces, hvor det materiale der ligger til grund for den endelige afgørelse alt sammen er indsendt af klager selv.

DUF er enige i, at DUF skal begrunde sine afgørelser, jf. forvaltningslovens § 24. Der gives altid en begrundelse i DUFs afgørelser. I afgørelse af sag nr. DT-C-2017-0139 og i afgørelse om aktindsigtsanmodning i samme sag, har DUF givet en redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som har haft væsentlig betydning for afgørelserne.

DUF har forholdt sig til anmodningen om aktindsigt efter de gældende regler, principper og praksis på området. DUF har haft juridisk grundlag og hjemmel til ikke at give URK adgang til aktindsigt i alle sagens akter. Samlet set vurderer DUF således ikke, at der er fremkommet væsentlige nye oplysninger i sagen, der giver anledning til en ændring af DUFs afgørelse af 8. december 2017. DUF overlader med ovenstående bemærkninger klagen til Nævnets behandling.

DUFs sekretariat har ikke, modsat tidligere år, udarbejdet en egentlig beløbsmæssig indstilling til Tipsudvalget. Dette skyldes, at der i 2017 har været tale om en år 0-problematik, hvor de nye tilskudsregler, der blev vedtaget i 2016, for første gang har skullet anvendes. Da der ikke foreligger tidligere afgørelser og praksis, som kunne lægges til grund for sekretariatets indstilling, blev det besluttet, at udmålingen af skøn skulle ske i Tipsudvalget, uden en forudgående indstilling fra sekretariatet. Tipsudvalget foretog de konkrete skøn på baggrund af de nye regler og det materiale de enkelte organisationer selv havde indsendt. For at hjælpe Tipsudvalget med at få overblik over de enkelte ansøgninger, udarbejdede sekretariatet, som det er almindelig praksis, en sagsfremstilling.

I relation til det af URK anførte om, at der fra DUFs side er givet udtryk for, at sagsbehandlingen af årets driftstilskudsansøgninger udelukkende blev foretaget politisk i Tipsudvalget, har DUF anført, at de beklager, såfremt dette har været URKs opfattelse. Sekretariatets rolle er netop at stå for den løbende sagsbehandling og oplysning af sagen, herunder sikre at de formelle krav til ansøgningerne er opfyldt, mens det er op til udvalget at foretage den endelige afgørelse og det konkrete skøn.

Retsgrundlag

Lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014 (forvaltningsloven).

§ 12 har følgende indhold:

”§ 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Stk. 2. Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.”

Begrundelse

Tipsungdomsnævnet finder, at de dokumenter, som er efterspurgt af Ungdommens Røde Kors og ikke udleveret er interne dokumenter, jf. forvaltningslovens § 12. DUF er derfor ikke forpligtet til at udlevere disse dokumenter.

Tipsungdomsnævnet stadfæster derfor Dansk Ungdom Fællesråds afgørelse af 8. december 2017.

Tipsungdomsnævnets afgørelse kan ikke påklages til anden administrativ myndighed.

Med venlig hilsen

på Tipsungdomsnævnets vegne

Linda Nielsen

Formand